Katalog towarów i usług
Uniwersalność zastosowań programu wymaga konieczność zastosowania dwóch sposobów wyboru przedmiotów transakcji handlowej, tj. wyboru z katalogu i z magazynu. Katalog jest bardzo ogólnym pojęciem i w praktyce powinien zawierać wszystkie towary i usługi, włącznie z zakupionymi na własne potrzeby. Dzięki poleceniom Eksport i Import w menu podręcznym (prawy klawisz myszy) można zapisać pozycje katalogu do pliku, który można przesłać do innej lokalizacji (oddziału, centrali, biura, firmy ...), a następnie wczytać dane z pliku do katalogu towarów i usług. Katalog Towarów i Usług zawiera informacje wykorzystywane we wszystkich zestawieniach, wydrukach zawierających towar lub usługę, a w szczególności na fakturach i rachunkach. To tutaj ustala się, czy pozycja katalogowa jest towarem magazynowym, czy też spełnia inne funkcje.
Katalog zawiera informacje wprowadzone i wyliczone. Przechodząc na prawo tabelki zobaczymy np. ilości sprzedane w ostatnich miesiącach. Dane te są uzupełniane podczas weryfikacji stanów na magazynie.
W tym miejscu określamy, czy dana pozycja jest usługą, towarem, czy też towarem magazynowanym oraz jaka jest metoda rozchodu tego towaru. Poszukaj odpowiedniej kolumn (opisy kolumn znajdują się na pasku statusu). Po wpisaniu literki „T” przy pozycji katalogowej (kolumna z domyślnym tytułem „K”), program zacznie ją traktować jak towar magazynowany, czyli będzie aktywna ewidencja dostaw i pojawią się stany magazynowe. Ponieważ czasami istnieje potrzeba wystawiania dokumentów magazynowych, ale nie ma magazynów, wprowadzono kategorię pozycji „P” - co oznacza prawie towar. Jest to pozycja, która nie wymaga ewidencji magazynowej, ale jednocześnie wystąpi na PZ/WZ. Na potrzeby ewidencjonowania i księgowania dokumentów z VAT liczonym od marży wprowadzono jeszcze jedną kategorię: „M”. Po wpisaniu w pozycji katalogu kategorii „M”, pozycja ta będzie magazynowana – a dokładniej będzie budowana historia dostaw, ale nie można jej ująć na dokumentach typowo magazynowych PZ/WZ itd.
Notatka drukowana przypisana do pozycji katalogowej będzie wydrukowana np. na fakturze vat. Istnieje zatem możliwość szerszego opisania pozycji w dokumentach sprzedaży.
Dla opornych
Dodając nowy towar lub usługę warto wprowadzić domyślne kategorie Księgi Dokumentów oraz Rejestrów Vat (dla kupna i sprzedaży), co pozwoli na w bardziej zautomatyzowane wprowadzanie dokumentów. W przypadku pełnej księgowości warto zdefiniować domyślne konta, oczywiście jeśli istnieje konieczność takiej szczegółowości. Domyślne konta możemy wprowadzić dla grup towarów lub dla całego magazynu.