FAQ

Czyli najczęściej zadawane pytania:

Księga i rejestry

Rejestr Sprzedaży VAT - Rejestr Zakupów VAT

PYTANIE: W jakis sposób wydrukować Rejestr Sprzedaży VAT i Rejestr Zakupów VAT? Należy otworzyć okno Dokumenty > Rejestry VAT, następnie wybrać sprzedaż lub zakup. Rejestr Sprzedaży/Zakupów VAT można wydrukować wyłącznie po ustawieniu kursora w wierszu podsumowującym (pierwszym lub ostatnim wierszu rejestru). Po ustawieniu kursora w odpowiednim miejscu należy nacisnąć Drukuj (F9).

Faktury

Rozliczanie faktur

PYTANIE: Kiedy wprowadzam fakturę zapłaconą gotówką w kolumnie dług nadal widnieje kwota do zapłaty, a w kolumnie zapłata nie ma daty zapłaty.

ODPOWIEDŹ: Wpłatę należy zaksięgować w module: Bank, kasa, kompensaty - w przypadku faktury gotówkowej w części Kasa.

PYTANIE: Wartości wynikające z wprowadzonych korekt VAT nie pojawiają się w rozrachunkach. Tzn nie ma ich w Dokumenty > Przelewy ani Zestawienia > Należności i Zobowiązania (po jednej ani drugiej stronie..)? Główny problem to brak możliwości wyboru dokumentu w Banku, kasie... do wydruku KP, KW itp.

ODPOWIEDŹ: Niezależnie od rodzaju dokumentu (mechanizm jest jednolity), aby dokument trafił do rozrachunków muszą być: kwota do zapłaty i termin zapłaty.

Linie numeracyjne faktur

(słowa kluczowe numeracja, numerowanie, autonumaracja, linia numeracyjna faktur)

PYTANIE: Czy program umożliwia automatyczną, miesięczną numerację faktur np. 2007/07/nn (nn numer kolejny faktury). W jaki sposób definiować linie numeracyjną faktur VAT?

ODPOWIEDŹ: Program umożliwia prowadzenie automatycznej numeracji większości dokumentów zgodnie z wybranym schematem (maską).

Należy zauważyć, że rozpoczynając pracę w programie warto przyjąć numerację tzw. prostą lub normalną (Rok/Miesiąc/Numer_Kolejny, ew. Rok/Numer_Kolejny). W przeciwieństwie do najczęściej spotykanej przy ręcznym księgowaniu numeracji odwrotnej (np.: Numer_Kolejny/Rok) numeracja prosta zdecydowanie ułatwia sortowanie dokumentów, a co za tym idzie wszelkiego rodzaju analizę danych, tworzenie raportów, zestawień itp.

Włączenie maski miesiąca do standardowej, prostej numeracji Vatowca umożliwi szybszą identyfikację faktury. Przykładowo powinniśmy dużo szybciej odnaleźć kopię faktury o numerze 2005/10/485 niż 5845/05 (szczególnie, gdy wprowadzony jest podział na poszczególne miesiące).

W celu włączenia automatycznej numeracji faktur należy w menu System > Stałe programów > Vatowiec:

   wprowadzić TAK dla stałej "Automatyczna numeracja dokumentów? ../nr"
   wprowadzić wybraną maskę faktury dla stałej "Ostatni numer faktury".

Przykładowe maski:

Zalecana maska: rrrr/mm/001 - numer faktury miesiącu 2007.07 wyświetli się jako: 2007/07/001, kolejny jako: 2007/07/002 itd.

rr/mm/1 - numer faktury miesiącu 2007.07 wyświetli się jako 07/07/1, 07/07/2 itd. (Wadą maski jest niejednoznaczność - w niektórych krajach stosuje się często oznaczenie Miesiąc/Rok/ stąd 04/03 może oznaczać marzec 2004 lub kwiecień 2003.)

Do numeru można wprowadzić również tekst np.:

Nazwa_Oddziału/rrrr/mm/0001 - numer faktury miesiącu 2007.07 wyświetli się jako Nazwa_Oddziału/2007/07/0001, Nazwa_Oddziału/2007/07/0002 itd.

UWAGI:

   Program nie wspiera numeracji odwrotnej z maskami miesiąca, czyli nie zadziała maska: 001/mm/rrrr,
   Litery miesiąca i roku należy wprowadzać w definicji maski z małej litery (RRRR/MM nie będzie działać).

W przypadku, gdy z jakichś powodów konieczne jest wprowadzenie numeracji odwrotnej należy wybrać TAK dla stałej "Autonumeracja odwrotna dokumentów? nr/..".

Odzyskiwanie faktur

PYTANIE: Przez przypadek usunęłam fakturę VAT z operacji walutowych, w rejestrze VAT ona jest. Jak ją odzyskać żeby była z powrotem w operacjach walutowych?

ODPOWIEDŹ:

są dwa sposoby:

   1. System->Tabele->szukamy RW->[Dane]->szukamy dokumentu-> i odznaczamy w kolumnie "deleted"

   2. Dokumenty->Rejestry VAT->szukamy dokumentu i zaznaczamy w kolumnie "P" - dokument podrzędny  ale uwaga nie z GM

Notatka

PYTANIE: Gdzie można wejść żeby napisać jakieś uwagi na fakturze VAT eksportowej - chodzi mi o dopisanie na fakturach numeru order (zamówienia)?

ODPOWIEDŹ: w Rejestrze VAT -> guzik notatka drukowana niedaleko guzika [Specyfikacja] lub notatka stala dla faktury. Należy zwrócić uwagę, że chodzi o notatkę drukowaną.

W notatkach można również umieszczać formuły, np:

"Szanowni Panstwo, wlacznie z tym dokumentem jesteście nam dłużni: {abs(KD->SALDON)} slownie: {slownie(KD->SALDON)}.

Mamy nadzieje, iz wkrótce uregulujecie swoje zobowiazania. "

Import kursów walut

PYTANIE: Jak automatycznie zaimportować kurs waluty dla historycznej daty (np. sprzed 6 miesięcy)? Czy jest to możliwe?

ODPOWIEDŹ: Import kursów polega na odczytaniu danych ze wskazanej strony, nie ważne z którego dnia tam znajdują się kursy, a skoro są bieżące, to "ciągnie" bieżące.

Aby była zachowana ciągłość kursów walut wystarczy w alertach ustawić codzienny import kursów na pomocą funkcji ImportKursow()

Rodzaj płatności

PYTANIE: gdzie mam zmienić rodzaj płatności przy wystawianiu faktury VAT - domyślnie mi wstawia przelew, a chciałbym wstawić gotówkę.

ODPOWIEDŹ: Okno Kontrahenci->[Szczegóły]->zapłata tam może być forma wybrana z listy lub wpisana własna

Magazyn

Więcej informacji o gospodarce magazynowej. Spis z natury

Spis z natury na początek okresu.

Jeżeli chodzi o to, aby wprowadzić towary do magazynu to najłatwiej uczynić to w oknie Gospodarka magazynowa za pomocą dokumentu PZ.

Ogólne

Kategorie kosztu zakupu w KD

PYTANIE: Po otwarciu okna Księga Dokumentów widoczna jest wprowadzona faktura od kontrahenta (jako FA), jednak wartość faktury wpisana jest w kolumnie 13 (Pozostałe wydatki) zamiast w kol. 10 (Zakup towarów).

W specyfikacji jest możliwość wyboru kategorii KD, ale w praktyce domyślną kategorię każdego towaru najlepiej wybrać w Katalogu towarów i usług.

Blokowanie dokumentów

Pytanie: Dlaczego pomimo odblokowania zapisów program krzyczy, ze nie mam uprawnien do edycji wczesniej zablokowanych zapisów.

Dokumenty lub całe okresy można zablokować/odblokować na kilka sposobów: Zamknięcie okresu

Zamknięcie okresu następuje po zaznaczeniu jednej z poniższych opcji:

   Słowniki > Firma i właściciele > Stałe > kolumna "blk"
   Zestawienia > Podatek dochodowy > kolumna "blk"
   System > Stałe programów > "Do kiedy blokada zapisów"
       W stałej "Do kiedy blokada zapisów" można wpisać datę na miesiąc przed rozpoczęciem wpisywania zdarzeń gospodarczych w Vatowcu.
       Czyli gdy np. rozpoczynając wprowadzanie zapisów od 1 stycznia 2007, w tym polu najlepiej wprowadzić: 2006.12
       W takim przypadku Vatowiec (i inne programy) nie będzie kontrolował okresów przed 2006.12, w efekcie różne operacje będą wykonywane szybciej. Wszystkie okresy poprzedzające wprowadzoną tu datę będą miały w takim przypadku status ZAMKNIĘTY w pasku tytułowym. Można również pozostawić domyślne 1999.12.

Zamknięcie dokumentu

Zamknięcie dokumentu następuje gdy:

   Dokument został przypisany do innego użytkownika:
       W takim przypadku dokument może zwolnić jego właściciel ewentualnie szef lub admin, 
   Dokument został zaksięgowany do FK:
       W takim przypadku dokument może odksięgować właściciel pod warunkiem zwolnienia powyższych ograniczeń.

Systemowe wyłączenie możliwości edycji/podglądu dokumentów

W oknie System > Użytkownicy > Przycisk "Prawa" > kolumny "edycja/podgląd" lub inne, wyrafinowane metody blokady lub warunkowego dostępu do dokumentów / działów Vatowca.

więcej blokad nie ma :)