Dokumenty

Wszystkie dokumenty związane z działalnością gospodarczą powinny być zaewidencjonowane. W programach zastosowano szereg automatów usprawniających pracę i ograniczających możliwość powstawania błędów księgowych. Przyjęto zasadę, że w Księdze Dokumentów muszą znajdować się wszystkie dokumenty, między innymi dotyczące zakupów i sprzedaży VAT, kosztów prowadzenia rachunku bankowego, kosztów związanych z amortyzacją środków trwałych i opisujących wiele innych zdarzeń gospodarczych. Zasada ta pociąga za sobą zwielokrotnienie zapisów i narzucenie kolejności wykonywania zapisów, którą można ująć w regule, że do Księgi Dokumentów zapisujemy na końcu. Program posiada mechanizmy wspierające nas w rzetelnym prowadzeniu księgi. Mechanizmy te, to nic innego jak automatyczne przeniesienia i sumowania oraz dekretacje.

Trzymając się zasady: zaczynamy zapis dokumentów VAT od Rejestrów VAT, zaoszczędzimy sobie wiele zbędnej pracy. Podobnie należy postępować z dokumentami typu wyciąg bankowy lub nota odsetkowa. Księgując dokument nadrzędny np. w rejestrze VAT jest jeszcze możliwość zmiany wybranych danych w Księdze Dokumentów, np. daty obowiązku podatku dochodowego w kolumnie „Data”.

W wielu oknach zastosowano kilka metod wyszukiwania danych. Są tam różnego typu filtry oraz działają dwie pozycje menu podręcznego (ewentualnie paska narzędzi) „szukaj” i „szperaj”. Pierwsza z nich umożliwia wyszukania pozycji w bieżącej tabelce, a druga „zagląda” do specyfikacji (patrz rozdział Szperacz).

Każdy dokument sprzedaży bądź operacji magazynowej posiada specyfikację. Przedmiotem transakcji może być towar, towar magazynowy, usługa lub też coś bliżej nieokreślonego. Wszystkie te przedmioty, odpowiednio oznaczone i występujące w Katalogu Towarów i Usług powinny stanowić specyfikację dokumentu, która to powinna zawierać przynajmniej jedną pozycję o nazwie "NIEZNANY TOWAR LUB USŁUGA".

Jeżeli prowadzisz magazyn(y) lub chcesz ewidencjonować szczegóły transakcji, to uzupełniaj specyfikację dokumentu, w przeciwnym wypadku możesz tą operację pominąć.

Skoro jesteśmy na etapie wypełnienia, to pragnę zwrócić uwagę na kilka faktów:

1. wszystkie pozycje specyfikacji są wybierane z Katalogu Towarów i Usług (KTU) lub wybranego magazynu
2. każda pozycja KTU powinna być określona, czy jest towarem, czy też usługą
3. magazyny mogą przechowywać wyłącznie towary
4. rozchód (sprzedaż) towarów magazynowych odbywa się z dostaw
5. można dowolnie zmieniać wszystkie dane dotyczące pozycji specyfikacji
6. domyślny rozchód magazynowy to wg dostaw, można za pomocą parametru w Katalogu Towarów i Usług zmienić tą metodę na FIFO lub LIFO

Operacje magazynowe są wykonywane automatycznie w kilku etapach. W pierwszy wpisuje się odpowiednie dane do specyfikacji, a w kolejnych program sam przenosi dane i wylicza odpowiednie wielkości. Operacje na dostawach są widoczne w dolnym okienku specyfikacji.

Kolumna „z dostawy” (domyślny tytuł kolumny) zawiera informacje o rozchodach dla towarów z zastosowaniem metody FIFO lub LIFO. Jest ona wówczas niezbędna do określenia ilości zdjętej z konkretnej dostawy, czyli również pośrednio kosztu własnego sprzedaży. Program automatycznie wyszukuje dostawę ze stanem większym od zera. Istnieje jednak możliwość wyboru dostawy sprzedaży, przy czym w metodach FIFO i LIFO wybrana dostawa staje się startową, od której zacznie się zdejmowanie towaru. Kolejna kolumna wymagająca komentarza to „Rezerwa”. W pewnych rodzajach działalności występują sytuacje kiedy na poziomie dostaw powstają nadwyżki lub niedobory. Zapis do tej kolumny pewnej ilości umożliwia kompensatę różnic, czyli po prostu rezerwację i przyjęcie dodatkowej ilości. Wykorzystanie tej kolumny zależy po prostu od potrzeb użytkownika.

Po aktualizacji dostaw program przenosi odpowiednie ilości na stany magazynowe i w ostatnim etapie do katalogu towarów i usług, gdzie znajduje się zbiorcza informacja o stanach w firmie (we wszystkich magazynach). Jeżeli podczas pracy stwierdzi się, że stany magazynowe nie odpowiadają stanowi faktycznemu, to można na odpowiednim magazynie uruchomić weryfikację. Operacja ta zliczy ponownie stany na podstawie dokumentów i powinna być uruchamiana tylko w sytuacjach awaryjnych.

W celu ułatwienia pracy i prowadzenia analizy istnieje możliwość natychmiastowego podglądu historii towaru. Oba guziki „Hist” i „roz” otwierają okienka z wykazem wszystkich transakcji, a w szczególności „roz” – transakcji rozchodowych z aktualnie zaznaczonej dostawy.

Kolejne zagadnienie nurtujące wszystkich sprzedawców, to metoda wyliczania podatku VAT. Chcąc uniknąć niezgodności wyliczonych kwot z Twoimi oczekiwaniami wprowadzono kilka metod stosowanych w praktyce:

1. Ceny jednostkowe w NETTO lub BRUTTO - metodę możesz wybrać w menu System -> Stałe programów -> VATowiec:

a) Czy sprzedaż od NETTO ?

b) Czy zakupy od NETTO ?

c) Czy magazyn od NETTO ?

Jak widać, można ustalić niezależnie sposób podejścia do cen. Należy jeszcze tylko dodać, że opcję można zmieniać w dowolnej chwili.

2. Obliczanie podatku VAT dokumentu - metodę wybieramy analogicznie w Stałych programów

a) Czy obliczyć VAT sprzedaży w stopce ?

b) Czy obliczyć VAT zakupu w stopce ?

Wypada porównać obie metody obliczania podatku VAT.

Jeśli założymy, że mamy ustawienie standardowe, tj. "NIE", to VAT dokumentu jest sumą podatków ze wszystkich pozycji specyfikacji. W przeciwnym wypadku, VAT jest obliczany z sumy BRUTTO specyfikacji dla każdej stawki oddzielnie, a następnie sumowany w ramach stopki VAT.

Metodę nr 2 stosuje się w sprzedaży detalicznej od BRUTTO i z wykorzystaniem kas lub drukarek fiskalnych.

Dekretacja

Kolejnym wspólnym elementem wszystkich dokumentów jest dekretacja, która jest stosowana na pełnej rachunkowości. Księgowanie dekretów polega na przeniesieniu odpowiednich kwot do planu kont. Przeniesienie to musi spełniać jedną podstawową zasadę, a mianowicie: suma po stronie winien musi być równa sumie po stronie ma. Księgując jakąś kwotę na rozrachunki z kontrahentem, trzeba również zaksięgować tą kwotę w np. koszty, sprzedaż, itp. Podczas ręcznego księgowania program pomaga uzupełniając odpowiednio kwotę i stronę.

Podstawową operacją podczas księgowania jest utworzenie dekretu, tj. opisu zawierającego konto, datę i kwotę. W celu przyśpieszenia pracy w programie wprowadzono automatyczną dekretację, która polega na tworzeniu dekretów przez program na podstawie informacji o domyślnych kontach, zdefiniowanych np. w tabeli kontrahentów. Kolejnym elementem automatyzacji jest tworzenie dekretów zdefiniowanych w tabeli automatycznych dekretów, menu FK->Auto dekrety. Automat działa w okienku jeżeli jest zaznaczona opcja „4?”

Wszystkie transakcje wykonywane w walucie obcej trzeba przewalutować do waluty księgowej. Dekretacja umożliwia zaksięgowanie do planu kont kwot w obu walutach.

Nowy dekret dodajemy na kilka sposobów:

1. dzięki zastosowaniu wymienionych automatów
2. za pomocą opcji menu podręcznego (prawy klawisz myszy)
3. po naciśnięciu klawisza [Ins]

Usuwamy dekret stosując:

1. menu podręczne i opcja "Usuń"
2. klawisz [Del]

W tabeli znajduje się dodatkowa kolumna "poz." zawierająca identyfikator dekretu. W przypadku wyciągów bankowych, raportów kasowych i kompensat, identyfikator ten wiąże dekret z pozycją specyfikacji dokumentu. Zaleca się, aby nie zmieniać danych w tej kolumnie i możliwość edycji traktować jako rozwiązanie awaryjne.

Uwaga: Jeżeli został usunięty dekret zaksięgowany, to należy bezwzględnie uruchomić "Weryfikację" w planie kont!

Oprogramowanie posiada również automat do numeracji PK. Wystarczy jego włączyć w stałych programu i zdefiniować metodę numerowania PK dla każdego rodzaju dokumentu w menu FK->Numeracja PK.