Kontrahenci

Metoda ewidencji kontrahentów wzbudza zawsze wiele sprzeciwów i każdy użytkownik chciałby wprowadzić własną koncepcję. Niestety nie ma w tym zakresie kompromisów i chyba zawsze jest źle.

Oto jedna z wielu propozycji, która została wypracowana wieloletnimi doświadczeniami uzyskanymi w VATowcu dla DOS oraz porównaniu z innymi programami.

• dane wszystkich kontrahentów, urzędów, banków, kas są przechowywane w jednej tabeli
• dostawca i klient są zapisywani jako dwie pozycje, nawet wtedy, gdy to jest ten sam kontrahent
• program sprawdza wszystkie istotne dane kontrahenta, w tym numery identyfikacyjne NIP, PESEL, REGON
• każdy kontrahent musi mieć wpisaną nazwę skróconą
• pozycje tabeli nie są numerowane tj. nie ma kodu kontrahenta, ale jest unikalny numer znajdujący się w prawym, dolnym rogu okna

Od czego zacząć ?

1. uzupełnij dane swojej firmy w domyślnej pozycji „Moja firma” (w tym bardzo ważną Formę Działalności)
2. uzupełnij dane Urzędów Skarbowych, ZUS i banku
3. nie musisz wpisywać wszystkich swoich kontrahentów

Na co zwrócić uwagę ?

1. na poprawność zapisu NIP
2. na właściwe przypisanie typu kontrahenta: D - dostawca, K - klient, ...

Dzięki poleceniom Eksport i Import w menu podręcznym (prawy klawisz myszy) można zapisać dane kontrahentów do pliku, który można przesłać do innej lokalizacji (oddziału, centrali, biura, firmy ...), a następnie wczytać dane z pliku do bazy kontrahentów.

Do najważniejszych parametrów kontrahenta należy forma działalności, a jest to szczególnie wymagane dla opisu Twojej Firmy ponieważ na podstawie tej informacji program np. stosuje odpowiedni algorytm obliczania podatku dochodowego oraz pobiera właściwe dane do wydruków i formularzy. Wpisz OF jeśli prowadzisz działalność gospodarczą jako osoba fizyczna i rozliczasz się na zasadach ogólnych, a jeżeli na ryczałcie ewidencjonowanym, to RE oraz analogicznie SC (spółka cywilna), SJ (spółka jawna), SA (spółka akcyjna) dla spółek oraz FN - fundacja, ST - stowarzyszenie itd. Program rozpoznaje do celów podatkowych OF i RE, a resztę uznaje jako pełna rachunkowość na CIT-2.

Skrócona nazwa kontrahenta (urzędu, banku, ...) funkcjonuje wyłącznie w programie i można w każdej chwili ja zmieniać. Często stosuje się nazwę handlową lub po prostu skrót.

Numer Identyfikacji Podatkowe musi być wpisywany bezwzględnie poprawnie. Program kontroluje poprawność NIP zgodnie z algorytmem wagowym, ale pod warunkiem, że kontrahent ma wpisany odpowiedni kraj lub nie ma określonego kraju. W przypadku stwierdzenia błędu, NIP zostanie uzupełniony znakiem „?”. Jeśli koniecznie chcesz wpisać NIP w innym formacie niż ogólnie przyjęty, tj. 3-3-2-2, to zmień stałą programów (menu System -> Stałe programów -> VATowiec) wyłączając wymuszony format.

Dla opornych

Dane kontrahentów przechowywane są w oknie Słowniki > Kontrahenci.

Tu zawarte są informacje o wszystkich kontrahentach firmy (z podziałem na Klientów oraz Dostawców) jak również dane Urzędów Skarbowych, banków, ZUS itp.

Rozpoczynając pracę z programem nie trzeba wprowadzać od razu wszystkich kontrahentów, można zacząć od kilku w celach przetestowania sposobu działania i kolejnych dodawać w miarę wprowadzania dokumentów.

Podczas wprowadzania danych należy zwrócić uwagę na:

• poprawność zapisu NIP kontrahenta,
• właściwe przypisanie typu kontrahenta: D - dostawca, K - klient

PYTANIE 1

Co zrobić w przypadku, gdy kontrahent jest zarówno dostawca jak i klientem?

• Patrz wyżej: Wprowadzić w dwóch pozycjach.