Pojazdy
Ewidencja Przebiegu i Kosztów Pojazdu prywatnego do celów służbowych dotyczy pojazdów należących do właścicieli firmy, a nie pracowników. Ewidencja jest przeznaczona do prawidłowego księgowania kosztów eksploatacji pojazdów nie będących środkami trwałymi.
Efektem końcowym ewidencji jest rozliczenie kosztów eksploatacji zgodnie z obowiązującymi przepisami. Rozliczenie to polega na zaksięgowaniu uzasadnionych kosztów do Księgi Dokumentów i podatku VAT do Rejestru VAT zakupów.
W skład ewidencji wchodzą dwa wykazy:
- dowodów księgowych - dokumentujących wydatki
- przebiegu, tzw. kilometrówka
Na podstawie obu wykazów program wykonuje podsumowania i zestawienie miesięczne kosztów z uwzględnieniem ewentualnego przeniesienia nadwyżek.
Przeniesienie dokumentów odbywa się podczas operacji sumowania i jest wykonywane pod warunkiem, że data dokumentu jest większa od stałej programu (menu System -> Stałe programów -> VATowiec) o nazwie "Od kiedy autoprzenoszenie Ewid. Przebiegu".
Reguły przeniesienia do Rejestru VAT:
- data dokumentu większa od stałej programu
- zaznaczone pole "VAT do odliczenia" przed 2004.05, a po zawsze z kategorią RV zdefiniowaną w stałych
- bez zaznaczonego pola „VAT” jako koszt brutto i z kategorią „P”
Reguły przeniesienia do Księgi Dokumentów
- data dokumentu większa od stałej programu
- data księgowania do KD w/g poniższej metody
Metoda księgowania kosztów.
Podczas operacji sumowania program:
- sumuje koszty wynikające z przebiegu i kwotę z przeniesienia z poprzedniego miesiąca
- sumuje koszty udokumentowane w danym miesiącu i kwotę z przeniesienia:
jeżeli różnica pierwszej sumy i drugiej jest:
- a) większa od zera, to dokument jest księgowany w danym miesiącu
- b) mniejsza od zera, to dokument jest księgowany w następnym miesiącu
Przypadek szczególny dotyczy braku możliwości zaksięgowania kosztów, gdy koszty wyliczone na podstawie przebiegu są zbyt niskie. Należy bowiem pamiętać o zasadzie księgowania kosztów w miesiącu bieżącym lub następnym. Jeśli zatem występuje sytuacja, że posiadamy zbyt duże koszty udokumentowane, to należy rozważyć możliwość kwotowego podziału dokumentu na kilka np. typu Dowód Wewnętrzny.
Księgowanie dokumentów VAT odbywa się z kategorią domyślną ustalaną w stałych programu. Kategorię tą można w każdej chwili zmienić w rejestrze VAT zakupów i powinna ona odpowiadać rodzajowi sprzedaży, czyli np. "A" dla sprzedaży opodatkowanej i "B" dla sprzedaży zwolnionej.
Dodatkowe guziki [Koszty] i [FK] mają zastosowanie na pełnej rachunkowości.