Tekst źródłowy strony Bank, kasa, kompensaty

[[Plik:Bank, kasa, kompensaty.jpg]]

Pełne i rzetelne ewidencjonowanie operacji finansowych przynosi szereg korzyści. Począwszy od wyciągów bankowych, uzyskamy kontrolę banku (to nie żart) oraz własnych finansów. Każda pozycja wyciągu może być skojarzona z dokumentem transakcji handlowej i poprzez to automatycznie wpłynie na kwotę należności lub zobowiązań. Skończywszy na kompensatach, umożliwiających bezgotówkowe rozliczanie między kontrahentami.

Okienko składa się z dwóch tabelek zawierających nagłówki dokumentów i ich specyfikacje. Jeśli wpisujemy wyciąg bankowy, to w nagłówku powinien występować bank jako kontrahent. Jeśli wpisujemy raport kasowy, to w nagłówku powinna wystąpić kasa firmy i najczęściej wystarczy wybrać "siebie" z listy kontrahentów. Podobnie wygląda sytuacja podczas wpisywania kompensaty, kiedy to musimy w nagłówku wskazać swojego kontrahenta. Jak widać, w każdym przypadku można wybrać dowolnego kontrahenta i tylko od Ciebie zależy, czy zapisy będą poprawne. Nasuwa się pytanie, co zrobić w przypadku występowania kilku kas w firmie?
Wówczas trzeba wprowadzić dodatkowego kontrahenta o nazwie np. "Moja firma - kasa dolarowa" i wybierać tego kontrahenta w nagłówku raportu kasowego. Użytkownicy będący na pełnej rachunkowości mogą wykorzystać mechanizm auto-dekretacji. Skuteczność działania tego mechanizmu zależy od przypisania domyślnych kont w bazie kontrahentów. Druga tabelka powinna zawierać pozycje odpowiadające operacjom odpowiednio na wyciągu, w kasie lub rozliczanym za pomocą kompensaty. Do specyfikacji dodajemy nową pozycję za pomocą klawisza [Ins] lub poprzez wybranie opcji dodaj z menu kontekstowego. W tym momencie proszę zwrócić uwagę na pewne mechanizmy i udogodnienia. Można bowiem od razu wybrać kontrahenta związanego z transakcją finansową lub po prostu dokument transakcji. Wówczas program automatycznie uzupełni pozostałe pola wiersza specyfikacji. Po wybraniu dokumentu można zmieniać kwoty i opis transakcji, można również zmienić sam dokument. Powiązanie płatności z dokumentem często jest nazywane skojarzeniem.
Skojarzenie to, płatności z dokumentem, można usunąć ustawiając kursor w kolumnie "Dokument" i wybranie z menu kontekstowego (prawy myszy) opcji "Usuń" (lub też za pomocą klawisza [Del]). Jeżeli pozycja specyfikacji nie posiada przydzielonego kontrahenta, to wybór dokumentu do skojarzenia polega na wyborze dokumentu jeszcze nierozliczonego. Uznaje się, że dokument nierozliczony, to taki, który ma termin płatności i nie został w pełni zapłacony.

W opcji "Kasa" istnieje możliwość wydrukowania dokumentów KP i KW. Wystarczy będąc w specyfikacji zaznaczyć pozycję i z menu kontekstowego wybrać "Drukuj" (ewentualnie klawisz F9). Chciałbym zwrócić jeszcze uwagę na kolumnę Numer Transakcji Kasowej (NTK), która powinna zawierać numer dokumentu KP lub KW (włączenie autonumeracji w stałych programu). Jeżeli wystąpi kilka pozycji z tym samym numerem i kontrahentem, to program w dokumencie KP/KW wydrukuje wszystkie te pozycje.

Zastanówmy się nad przypadkami szczególnymi. Pierwszy z nich to zapłata za kilka dokumentów, która widnieje jako jedna pozycja na wyciągu bankowym. W tym przypadku zaleca się rozbicie tej pozycji wyciągu na kilka odpowiadających kwotowo zapłaconym dokumentom. Nie trzeba przejmować się liczbą porządkową, bo ona nie musi odpowiadać pozycjom na dokumencie źródłowym. Drugim przypadkiem są zapłaty częściowe za transakcję handlową, czyli na jeden dokument przypada kilka zapłat. Tutaj wystarczy odpowiednio korygować kwoty w specyfikacji, a program będzie sam liczył pozostałą kwotę do zapłaty.

==== Bank, kasa i kompensaty są wielowalutowe. ====
Transakcje finansowe są charakteryzowane walutą całego dokumentu w nagłówku. Zasadą jest że suma po stronach „Przychód” i „Rozchód” daje odpowiednie obroty dla dokumentu finansowego. Innymi słowy kwota w polu Przychód lub Rozchód jest w tej samej walucie co nagłówek dokumentu. Walutę specyfikacji możemy określić jako inną ale związaną z dokumentem kojarzonym z płatnością. Dane w kolumnach „Waluta” i „Kwota” specyfikacji powinny odzwierciedlać walutę i kwotę dokumentu skojarzonego.

Operacje finansowe posiadają autodekretację, która musi być wykonywana w walucie krajowej i jednocześnie powinna zapewnić poprawne księgowanie do dewizowego planu kont. Przewalutowanie do waluty krajowej odbywa się po kursie wpisanym w specyfikacji lub kursie walut oznaczonym literą „K” w polu kategoria kursu. Najczęściej określa się tak kurs średni NBP dla każdej z walut.

Dodatkowe opcje pomocnicze: zaliczki, saldowanie, rezerwy służą do księgowania operacji finansowych, których z różnych względów nie chcemy lub nie możemy zaksięgować za pomocą głównych opcji okna.

W sytuacji kiedy nie posiadamy dokumentu, czyli wykonywana jest przedpłata, wystarczy zaznaczyć pole w kolumnie „DP” – dokument przedpłaty. Wówczas program automatycznie utworzy odpowiedni dokument w księdze dokumentów, który będzie widoczny w „Historii” określonego kontrahenta.

Dodatkowa opcja „autodekr.” widoczna u góry okienka służy do odblokowania autodekretacji, która jest domyślnie zablokowana w celu przyśpieszenia księgowania dużych wyciągów bankowych.

[[Kategoria:Vatowiec|2500]]